Etablir un cahier des charges

 

Pour obtenir des offres précises, qui engagent les fournisseurs et permettent les comparaisons, il est nécessaire de définir un cahier des charges.

Pour cela un modèle a été élaboré dans le cadre du projet «Nettoyage Propre et Sain». Il est adapté ensuite à chaque cas, tout en conservant la trame.

Les critères et spécifications qui y sont portés, découlent:

  • Des recommandations issues du projet,
  • De l’analyse des besoins,
  • De critères propres à l’entreprise.

De manière à pouvoir évaluer la pertinence des réponses:

  • Chaque critère du modèle est  numéroté,
  • Il est demandé aux fournisseur d'y faire référence dans leurs réponses en étayant celle-ci.

Le modèle élaboré est affiché ci-dessous, avec des exemples en liens ou en encarté.
télécharger le modèle

Modèle de cahier des charges

1- Conditions de consultation

Cette consultation a pour but de rechercher un équipement de lavage correspondant au mieux aux besoins de l’entreprise, précisés dans la suite de ce document.

La démarche est faite selon une méthodologie adoptée par le CETIM et le CTDEC, à titre d’opération pilote, dans le cadre du projet « Nettoyage propre et Sain » du pôle « Arve Industries Haute-Savoie Mont-Blanc ».

Cette consultation est faite par l’entreprise qui désire investir, le choix des fournisseurs consultés étant laissé à son initiative.

Les critères et spécifications portées dans ce CDC, découlent des recommandations issues du projet du pôle, de l’analyse des besoins faite par les consultants et de critères propres à l’entreprise.

Le fournisseur peut également faire d’autres recommandations, si, par son expertise il juge ces éléments importants pour l’obtention des résultats.

Dans le cas où plusieurs procédés sont préconisés, le fournisseur doit faire des offres séparées pour chaque procédé qu’il est à même de proposer.

S’il juge qu’un autre procédé, non prévu, peut répondre de manière plus satisfaisante aux besoins exprimés, il peut également faire une offre.

L’analyse des offres est suivie par les consultants, avec notation de la pertinence des réponses par rapport aux besoins exprimés, puis validation avec l’entreprise et le groupe de travail du pôle.

Ceci doit permettre d’aboutir à une première sélection de fournisseurs, avec qui des essais sur pièces seront faits, pour vérifier les performances et préciser certaines conditions techniques.

Le choix final sera exclusivement du ressort de l’entreprise.

En réponse à ce CDC, il est demandé aux fournisseurs qui souhaitent faire une offre documentée :

1.1  De répondre point par point à ce CDC, en faisant référence au numéro de § correspondant, et en étayant les réponses,

1.2  De répondre sous un délai de 1 mois,

1.3  De s’engager sur leurs réponses en cas de commande, celles-ci devenant contractuelles et mises en annexe de la commande éventuelle,

1.4  De faire un chiffrage global, et détaillé, de tout l’équipement nécessaire pour obtenir les résultats souhaités. Les autres équipements pouvant être précisés en option.


2- Objet de la consultation

       Nouvel équipement

       Equipement complémentaire à ……………

       Remplacement d’un équipement en service : machine …………….

Procédés pré-sélectionnés pour lesquels des offres sont souhaités:

  • Solvant fluoré en machine a cuve(s)
  • Solvant chloré en machine à chambre hermétique
  • Solvant A3 en machine à chambre hermétique
  • Lessiviel en machine multicuves
  • Lessiviel en machine monocuve à aspersion
  • Lessiviel en machine à chambre
  • Lessiviel en machine à passage

Ne laisser subsister que les cas qui sont préconisés à la suite du diagnostic
Voir : Définitions données aux différents types machine

3- Besoins de nettoyage

Voir les fiches de pièces typiques en annexe

Quelques pièces (5, 6) typiques sont identifées dès le diagnostic, de manière à être représentatives des matériaux, des process de fabrication, des besoins et difficultés de nettoyage.
Elle doivent également être produites régulièrement pour pouvoir être utilisées ensuite lors des essais.

Voir exemples 

3.1  Dimension des pièces

L’installation doit permettre le lavage de pièces dans la gamme de dimension indiquée.
Préciser également la taille maximum possible

3.2  Formes et morphologie des pièces à laver

Les pièces correspondant à la morphologie des exemples annexés doivent pouvoir être lavées dans de bonnes conditions de performance.
Dans le cas de limitations liées à certaines morphologies, le fournisseur doit l’indiquer dans l’offre.

3.3 Matériaux constitutifs

Matériaux des pièces à laver et proportion:

  • Aciers :
  • Inox :
  • ...

Exemple

  • Acier:       560 t:an  (85%)
  • Cuivreux:   70 t/an  (11%)
  • Inox:         20 t/an   (3%)
  • Aluminium:  7 t/an   (1%)
  • Plastiques:0,5 t/an

Ces différents matériaux doivent être lavés avec des performances identiques.
Si des limitations existent, le fournisseur doit les indiquer.

3.4  Types et quantité de salissure

Les produits utilisés dans le process en amont et qui sont à éliminer au lavage sont indiqués dans le tableau suivant :

Exemple:

 

ProduitMarque et référence
Quantité annuelle 
Huile de coupe entière XXXXXXXX  XXXXXXX  20 tonnes
Huile coupe entière inoxXXXXXXXX  XXXXXXX3 tonnes
Huile de graissage XXXXXXXX  XXXXXXX 2 tonnes
Fluide de coupe soluble XXXXXXXX  XXXXXXX 600 kg
DewatteringXXXXXXXX  XXXXXXX200 kg
   

Les fiches de données de sécurité et la documentation des produits utilisés sont jointes à la consultation. 

La quantité totale de salissures, mesurée sur les pièces types, est donnée  en annexe.

La quantité prévue d’huile entrant dans la machine à laver est de ……… kg / jour en moyenne.
Le flux peut atteindre ........ kg / heure.

Le procédé proposé doit permettre d’obtenir un lavage performant avec ces diverses salissures, tout en permettant les quantités et cadence indiquées aux § 3.6 et 3.7.

 La nature et la quantité de salissures, entrant dans la machine à laver, est un des points majeurs qu'il est nécessaire de déterminer, afin que les fournisseurs puissent faire des offres qui répondent aux conditions de fonctionnement.

Comment estimer ces quantités

3.5   Conditionnement (préciser rangement, paniers, nombre pièces, poids …)

Pour les pièces type, le conditionnement des pièces pendant le lavage est indiqué en annexe.

L’installation souhaitée doit permettre le lavage avec le même conditionnement.

Dans le cas contraire le fournisseur doit l’indiquer.

Il doit également préciser

  • la dimension maximum du (ou des) panier(s),
  • le poids de charge maximum,
  • la possibilité d’utilisation de paniers NOVEL standards.

3.6   Quantité à laver

L'installation recherchée doit permettre le lavage de ...... paniers type NOVEL par jour.

 

 

La quantité à laver est estimée à partir de ce qui est réellement fait dans une période de référence.

Elle est ensuite majorée, en fonction de la stratégie de développement de l'entreprise et d'une marge de sécurité.

Attention aux majorations en cascade, qui conduisent à des installations surdimensionnées, avec un coût d'exploitation inutilement élevé.

3.7   Cadence de lavage et autonomie

La cadence de lavage moyenne doit être de ... paniers par heure (production journalière sur .... h de fonctionnement continu)

La durée de fonctionnement journalière doit pouvoir être assurée sans arrêt technique de la machine.

L'autonomie de la machine recherchée doit être de .... mn environ (chargement et déchargement sans intervention de l'opérateur)

Il est préférable d'indiquer une cadence de lavage en terme de quantité de paniers à l'heure, et de laisser aux fournisseurs le choix du nombre de paniers par charge.

L'autonomie de la machine, pour celles qui doivent être équipées d'un chargeur, fixe le nombre de charges en attente, en fonction du temps de cycle moyen.

3.8   Qualité de nettoyage

Niveau de propreté demandée et évaluation des résultats:

Préciser les moyens d’évaluation utilisés par l'entreprise et ceux envisagés pour des essais.

Les performances de lavage doivent être obtenues sans endommagement des pièces (chocs, rayures…).
Les pièces types particulièrement fragiles sont identifiées dans  le document annexé.

3.9   Séchage

L’équipement proposé doit être en mesure d’effectuer un séchage efficace des différentes pièces types données en annexe.

La température atteinte au maximum doit être précisée.

Les moyens permettant de garantir l’efficacité du séchage devront être décrits (sonde reliée à un analyseur, maintien du vide pendant une durée déterminée…).

4   Produit de lavage

4.1  Choix du produit :

Les produits suivants sont envisagés :

 

Le fournisseur peut proposer des produits similaires, s’il en a l’expérience, qu’ils puissent être fournis par lui, ou par un autre fournisseur.

Dans les cas délicats (salissures particulières par exemple)

  • Il est préférable de choisir un produit de lavage, avant de consulter des fournisseurs de machine à laver.
    Ceci est fait de préférence avec les formulateurs de produits, à partir d'essais de lavage de pièces type (ils ont en général des laboratoires et showroom destinés à cette fonction).
  • Pour le CDC machine Indiquer s’il y lieu, les produits ayant donné de bons résultats en essais préliminaires. Joindre les documentations et FDS concernées dans ce cas

 Le fournisseur peut proposer des choix de produits dont il en a l’expérience, qu’ils puissent être fournis par lui, ou par un autre fournisseur.

Dans les cas typiques connus:

  • La consultation directe des fournisseurs de machine à laver peut être faite, pour éviter une étape coûteuse financièrement et en temps,
  • L'avis des fournisseurs machine est alors demandé, bien qu'ils ne puissent pas s'engager sur les performances d'un produit de lavage,
  • Des essais de compatibilité pourront néanmoins être faits, après présélection des fournisseurs, afin de limiter les coûts

4.2  Compatibilité avec les matériaux

Le fournisseur doit indiquer s’il y a compatibilité avec les matériaux utilisés (cites au § 3.3).

En cas de problème il doit faire les réserves nécessaires.

La plage de température de travail lors des cycles doit être précisée.

4.3  Compatibilité avec les salissures amont

Le fournisseur doit s’engager sur la compatibilité des produits de lavage avec les salissures à éliminer (citées au § 3.4).
Dans le cas des solvants de type A3, il doit donner des éléments permettant de s’assurer que le risque de co-distillation est exclu. Si besoin, le fournisseur proposera des essais de compatibilité à mener, afin de s'assurer de celle-ci.

Le fournisseur doit également donner des éléments sur la stabilité du solvant, en présence des salissures amont et des entraînements éventuels de produits aqueux.

Un risque d'incompatibilité existe, entre le solvant de lavage et les différentes salissures, en particulier pour les solants A3, en machine hermétique.

Ceci peut entraîner une acidification, une corrosion des pièces et de la machine, des taches, un encrassement du distillateur...

Pour cette raison, il est recommandé de s'assurer de la compatibilité produit / salissures par des essais

4.4  Fourniture FDS

Les fiches de données de sécurité des produits proposés doivent être jointes à l’offre.

4.5   Consommation estimée

Le fournisseur doit indiquer la consommation estimée de produit de lavage dans les conditions de production données, en indiquant les règles à mettre en œuvre pour que celle-ci soit tenue dans le temps.

La fréquence de vidange envisagée, en fonction de la quantité de salissures apportée dans les bains, est également à indiquer

5- Machine à laver

5.1 Equipements de base

Le fournisseur est libre de proposer les équipements qu’il juge indispensables pour :

  • Respecter la législation en vigueur,
  • Assurer la sécurité des personnes et de l’équipement,
  • Obtenir les besoins de production et de propreté définis dans les paragraphes précédents.

Ces équipements sont à justifier et à décrire dans l’offre, avec un chiffrage séparé de chacun d’eux.

Cette description devra traiter au minimum des points suivants :

5.1.1   Possibilités d’agitation
5.1.2   Mouvements de la charge
5.1.3   Equipement Ultrasons
5.1.4   Système de filtration
5.1.5   Régénération (solvant)
5.1.6   Système d’optimisation de la durée de vie des bains (écrémage, déshuilage, centrifugation, ultrafiltration)
5.1.7   Moyens de chargement / déchargement
5.1.8   Système de réfrigération
5.1.9   Système de programmation

5.2      Equipements souhaités

Il est souhaitable de limiter les souhaits dans la première consultation, à moins qu’il y ait un impératif,  de manière à laisser le fournisseur proposer un équipement répondant aux besoins. Les points suivants peuvent donc être supprimés, ou passés au § précédent.

Si la machine peut être équipée des éléments suivants, ils seront décrits et chiffrés séparément :

5.2.1   Moyens de séchage complémentaire
5.2.2   Contrôle et appoint automatique de concentration (lessiviel)
5.2.3   Système d'optimisation de la consommation et recyclage des eau de rinçage

Les caractéristiques de l'eau de l'entreprise sont à joindre en annexe dans ce cas

5.2.4   Production d’eau déminéralisée et/ou osmosée
5.2.5   Système de traitement des effluents (aqueux et (ou) gazeux)
5.2.6   Possibilités de traçabilité

5.3  Equipements optionnels

Le fournisseur peut proposer des équipements non indispensables, mais qui peuvent apporter une amélioration par rapport aux besoins exprimés.

Ceux-ci doivent être décrits et chiffrés séparément.

6- Sécurité - environnement

6.1  Contraintes réglementaires

Le fournisseur doit fournir avec l’offre un engagement de conformité aux réglementations et normes suivantes :

  • DIRECTIVE 2006/42/CE du 17 mai 2006 relative aux machines et modifiant la directive 95/16/CE (refonte)
  • Directive 89/655/CEE, du 30 novembre 1989, concernant les prescriptions minimales de sécurité et de santé pour l'utilisation par les travailleurs au travail d'équipements de travail
  • DIRECTIVE 2004/108/CE du 15 décembre 2004 relative au rapprochement des législations des États membres concernant la compatibilité électromagnétique et abrogeant la directive 89/336/CEE
  • DIRECTIVE 2006/95/CE du 12 décembre 2006 concernant le rapprochement des législations des États membres relatives au matériel électrique destiné à être employé dans certaines limites de tension
  • DIRECTIVE 1994/9/CE du 23 mars 1994 concernant le rapprochement des législations des États membres pour les appareils et les systèmes de protection destinés à être utilisés en atmosphères explosibles, transposée en droit français par le décret 96-010 du 19.11.96.
  • NF EN 12921-1  (octobre 2005) Machines de nettoyage et de pré-traitement de pièces industrielles utilisant des liquides ou des vapeurs - Partie 1 : prescriptions générales de sécurité
  • NF EN 12921-2+A1  (février 2009)  Machines de nettoyage et de pré-traitement de pièces industrielles utilisant des liquides ou des vapeurs - Partie 2 : sécurité des machines utilisant des liquides de nettoyage à base aqueuse
  • NF EN 12921-3+A1  (février 2009) Machines de nettoyage et de prétraitement de pièces industrielles utilisant des liquides ou des vapeurs - Partie 3 : sécurité des machines utilisant des liquides de nettoyage inflammables
  • NF EN 12921-4+A1  (février 2009) Machines de nettoyage et de prétraitement de pièces industrielles utilisant des liquides ou des vapeurs - Partie 4 : sécurité des machines utilisant des solvants halogénés

6.2   Autres contraintes :

Le fournisseur doit également s’engager à respecter les préconisations de la CRAM formalisée dans le guide INRS ED964 « Machines à dégraisser » : http://www.inrs.fr/htm/machines_a_degraisser.html 

6.3   Marquage CE

Conformément aux textes réglementaire cités, les équipements proposés doivent être prévus avec un marquage CE et livrés avec une attestation de conformité CE.

6.4   Valeurs limite d’exposition

Le fournisseur doit donner des assurances de respect des valeurs limites d’exposition et des informations sur les conditions de maintien de celles-ci sur l’installation proposée.

Il doit également donner des relevés de mesures habituelles, sur ce type d’installation, dans des conditions normales de travail.

6.5   Valeurs limites d’émission

Le fournisseur doit donner des assurances de respect des valeurs limites d’émission canalisées au regard des prescriptions ICPE.

Il doit également donner des relevés de mesures habituelles, sur ce type d’installation, dans des conditions normales de travail.

6.6  Installations classées

Le volume total des cuves doit être indiqué et doit, si possible, être inférieur au volume imposant une demande d’autorisation (régime ICPE) 

7-  Maintenance

7.1  Maintenance interne

Une liste de opérations recommandées de maintenance et de suivi, réalisables par l’entreprise, est à fournir avec l’offre.

7.2  Maintenance constructeur

Une liste des opérations de maintenance recommandées, avec intervention du constructeur, ou d’une société agrée par lui, est à fournir avec l’offre.

Un chiffrage de cette maintenance externe doit être fourni, en précisant :

  • Le coût de déplacement et la distance,
  • Le coût de main-d’œuvre,
  • Le délai d’intervention,
  • La durée d’immobilisation de l’installation.

7.3  Intervention en cas de panne

Les conditions d’intervention sur panne doivent être précisées dans l’offre :

  • Le coût de déplacement et la distance,
  • Le coût de main-d’œuvre,
  • Le délai d’intervention.

7.4  Contrat de maintenance

Si la possibilité de contrat de maintenance existe, les conditions de celui-ci doivent être données en comparaison des conditions hors contrat.

L’étendue du contrat, la prise en charge de pannes et les exclusions éventuelles doivent être clairement précisées.

7.5  Pièces de rechange :

Une liste des pièces à changer périodiquement sera fournie avec les fréquences, coûts unitaires et délai d’approvisionnement.

En cas de pompe à vide installée, les consommables et pièces à remplacer, les fréquences et coûts sont à indiquer.

Une liste des pièces d’usure qu’il est recommandé d’avoir en stock sera également fournie.

7.6   Garantie :

La durée de garantie, sa couverture et les exclusions éventuelles sont à préciser.

La réalisation de visites techniques pendant la période de garantie est également à préciser.

8- Livraison, installation et mise en route

8.1  Espace disponible pour implantation

L’offre doit préciser les espaces nécessaires pour

  • La machine à laver,
  • Les équipements annexes,
  • Les zones de sécurité et de maintenance,
  • Les prescriptions pour les opérations avoisinantes.

8.2   Alimentations et évacuations

Les alimentations et les évacuations nécessaires sont à préciser avec leurs caractéristiques (puissance, débit, raccordement...) :

  • Fluides : eau, air comprimé…
  • Alimentation électrique, évacuations de fluides,
  • Extracteurs et ventilation.

Des précisions doivent être données sur les consommations (eau, électricité, air comprimé …)

Toutes les sorties d’air de la machine devront être connectées à un système de condensation et/ou d’épuration et l’air épuré devra pouvoir être rejeté à l’extérieur.

8.3   Livraison

Les coûts d’emballage, transport, douane et déchargement sont à préciser dans l’offre.

Le délai de livraison est également à préciser

8.4   Mise en place

Les moyens et l’espace nécessaires sur site, pour le déchargement et la mise en place de l’installation sont à préciser.

8.5   Mise en route

Le délai de mise en route et de réglage, le temps et les ressources sont à préciser.

9- Documentation

Le fournisseur doit préciser la documentation remise avec la machine et préciser la langue de ces documents.

Ces documents doivent comprendre :

9.1  Le dossier technique réglementaire

La réglementation fait obligation au fabricant d'accompagner sa fourniture d'une "notice d'instruction" répondant aux spécifications de la directive "machine" 89/392/CEE et ses modifications.

La notice d'instruction doit être écrite dans la langue du pays utilisateur.

9.2  Une aide à la maintenance

Pour la maintenance électrique, mécanique, pneumatique, hydraulique :

  • Liste des organes à tenir en stock
  • Descriptif des opérations de maintenance
  • Liste et plan des pièces d’usure
  • Liste des fournisseurs

9.3  Une documentation technique

  • Le plan d'implantation
  • Les schémas et plans d'installation
  • Les schémas de distribution des fluides et énergies et de câblage des masses et blindages (schémas électriques)
  • Le dossier électricité/mécanique et informatique
  • Le cahier de recette
  • Les conditions de mise en route
  • Les instructions d'installation

9.4  Un manuel d’exploitation

(Descriptif de toutes les procédures) :

  • Descriptif des modes de marche
  • Mise en route de la ligne
  • Mise en service
  • Procédures d’arrêts
  • Reprise sur arrêt cycle, reprise sur défauts, reprise sur arrêt d’urgence
  • Aide opérateur à la reprise de cycle (conditions manquantes et mémorisation, impression)
  • Description de l’interface Homme / machine (descriptif des écrans, navigation inter-écrans : recherche, visualisation et acquittement des défauts, descriptif des touches de fonction, saisie et modification des valeurs variables et consignes)
  • Liste des incidents d’exploitation

10- Formation

La formation nécessaire à la mise en œuvre et à l’exploitation de l’installation est à définir dans l’offre.

Le contenu et les conditions de réalisation sont également à préciser pour les différents niveaux requis :

  • Acquisition des connaissances de base pour exploiter l'équipement,
  • Acquisition des compétences pour un entretien courant (maintenance 2ème niveau).

11- Coût d’exploitation

11.1   Consommation électrique

A préciser :

  • La puissance électrique de chaque élément,
  • La consommation estimée pour la mise en température, ainsi que le temps nécessaire
  • La consommation estimée en phase de travail

11.2     Estimation du coût d’exploitation

Une estimation du coût d’exploitation global, les éléments pris en compte et le mode de calcul est à joindre à l’offre

12-  Autres éléments à préciser

12.1   Recette et réception de l’équipement

Les conditions de recette et de réception de l'équipement sont à préciser.

Pour la réception finale un délai de 2 mois est nécessaire, à partir de la mise en fonctionnement de l'installation, de manière à pouvoir vérifier ses performances en production et sa conformité au CDC et à la réglementation.

12.2     Réalisation d’essais

La possibilité et les conditions de réalisation d’essais de lavage sur une installation correspondant à l’offre sont à préciser.

12.3     Références

Une liste de références avec les applications concernées, sur un équipement similaire, est à fournir avec l’offre.

13-  Contraintes spécifiques à l’entreprise

Les contraintes spécifiques à l’entreprise peuvent être ajoutées ici, ou insérée dans les § correspondants